Инвентаризация — это сверка фактического наличия имущества и обязательств организации с данными бухгалтерского учёта. При выявлении расхождений в бухучёт вносятся соответствующие исправления.

Порядок проведения инвентаризации в последнее время не менялся. Но на практике, когда бухгалтер приступает к этому мероприятию, без вопросов не обходится. Напомним основные правила её проведения.

Общие правила проведения инвентаризации

Обязанность организации проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчётности предусмотрена ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Согласно этой статье инвентаризация проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учёта и отчётности.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления её результатов установлен Методическими указаниями, которые утверждены Приказом Минфина России от 13.06.1995 г. № 49 (далее — Методические указания).

Инвентаризация имущества может начинаться с 1 октября отчётного года. Инвентаризация расчётов и резервов проводится по окончании отчётного года.

Перед началом инвентаризации руководитель организации издаёт приказ (распоряжение), в котором указываются сроки её проведения и состав инвентаризационной комиссии. Также в приказе перечисляются имущество и обязательства, подлежащие пересчёту.

Фактическое наличие имущества в обязательном порядке проверяется в присутствии материально ответственных лиц. До момента инвентаризации эти лица должны дать расписки о том, что поступившие материальные ценности оприходованы, а выбывшие — списаны.

Результаты инвентаризации отражаются в инвентаризационных описях (актах). Организации могут применять описи, разработанные Минфином России либо отраслевыми министерствами и ведомствами. Формы, рекомендуемые Минфином России, приведены в Приложениях 6-18 к Методическим указаниям. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии, а также материально ответственные лица. Незаполненные строки в описях прочёркиваются. По имуществу, при инвентаризации которого выявлены расхождения между данными бухучёта и данными инвентаризационных описей, составляются сличительные ведомости. По окончании инвентаризации составляется ведомость результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26. Формы первичных документов по учёту результатов инвентаризации утверждены Постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 и от 27.03.2000 г. № 26.

Результаты годовой инвентаризации отражаются в годовом бухгалтерском отчёте. Поэтому все соответствующие записи необходимо сделать в бухучёте до 31 декабря 2011 г. даже в том случае, если оформление документов, связанных с инвентаризацией, будет завершено позднее (например, в январе 2012 г.).

Основные средства

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года. Соответствующее положение должно быть отражено в учётной политике по бухгалтерскому учёту.

Инвентаризация основных средств проводится путём их осмотра. По зданиям, сооружениям и прочей недвижимости проверяется наличие документов, подтверждающих право собственности организации на эти объекты. По арендованным и принятым на хранение основным средствам проверяется наличие договоров аренды, актов приёма-передачи и т. д.

По результатам осмотра основных средств составляется инвентаризационная опись по форме № ИНВ-1. На основные средства: арендованные, находящиеся на ответственном хранении, а также непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению — заполняются отдельные описи.

Если при проведении инвентаризации выявлены излишки или недостачи основных средств, то, помимо описей, составляется сличительная ведомость по форме № ИНВ-18. Суммы излишков и недостач в этой ведомости указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учёте.

Материально-производственные запасы

К МПЗ относятся: производственное сырьё и материалы, готовая продукция, товары и др. Фактическое наличие данных материальных ценностей определяется путём их подсчёта, взвешивания или обмера.

МПЗ отражаются в описи по форме № ИНВ-3 по каждому отдельному наименованию. При этом указываются их вид, группа, количество и другие необходимые данные (например, артикул, сорт). Тара отражается в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). Тару, пришедшую в негодность, в инвентаризационную опись не вносят. По ней составляется акт на списание, в котором приводятся причины порчи.

Если в процессе инвентаризации выявлены расхождения между фактическим наличием МПЗ и ценностями, числящимися в учёте организации, составляется сличительная ведомость по форме № ИНВ-19.

Инвентаризация расчётов и резервов

Согласно п. 1.2 Методических указаний дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность и резервы – к финансовым обязательствам.

Инвентаризация проводится путём проверки сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учёта на конец года, а также выявляется дебиторская и кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Инвентаризация включает проверку расчётов с:

• покупателями и поставщиками (сч. 60, 62, 76);
• банками по займам (кредитам) (сч. 66, 67);
• бюджетом по налогам и сборам и внебюджетными фондами по страховым взносам (сч. 68, 69);
• работниками, в том числе подотчётными лицами (сч. 70, 71, 73, 76-4);
• другими дебиторами и кредиторами (сч. 76).

При инвентаризации расчётов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации проводят сверки взаимных расчётов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчётного года, которые оформляются актами. Акт сверки составляется отдельно по каждому дебитору и кредитору в двух экземплярах. В нём указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), а также сумма оплаты и реквизиты платёжных документов за сверяемый период (год). Один экземпляр акта остаётся в бухгалтерии организации, второй направляется в организацию, с которой проводится сверка. Контрагент, получивший этот акт, должен проверить все содержащиеся в нём данные и внести собственные. Выявленные расхождения он также должен зафиксировать в этом акте. После отражения всех необходимых сведений контрагент возвращает этот акт организации. Во время инвентаризации проверяются также сроки погашения дебиторской задолженности, числящейся на счетах бухучёта на конец года.

При инвентаризации расчётов с банками по полученным кредитам проверяется наличие и содержание соответствующих договоров, своевременность и правильность отражения на счетах сумм полученных и возвращённых кредитов, их целевое использование, а также правильность отражения в учёте процентов за пользование заёмными средствами.

В ходе инвентаризации расчётов с бюджетом и внебюджетными фондами сверяются данные бухгалтерского учёта по счетам 68 «Расчёты по налогам и сборам» и 69 «Расчёты по социальному страхованию и обеспечению» с суммами налогов, исчисленных в налоговых декларациях, а также с суммами, перечисленными в бюджет.

Отражение в балансе неурегулированных сумм по названным счетам не допускается. С этой целью, в частности, проводятся сверки расчётов с бюджетом по налогам и сборам, в результате которых сверяются суммы налогов и сборов, учтённые в бухучёте, с суммами, отражёнными в лицевом счёте в налоговой инспекции.

При инвентаризации расчётов с работниками проверяется правильность отражения задолженности перед работниками. В частности, не числятся ли на счёте 70 не выплаченные работникам в срок (из-за неявки) суммы заработной платы, которые не задепонированы. Если подобные суммы обнаружены, их следует задепонировать, то есть списать со счёта 70 на счёт 76, субсчёт «Расчеты по депонированным суммам».

При инвентаризации субсчёта «Расчёты по депонированным суммам» счёта 76 выявляются суммы депонентской задолженности, по которым истёк срок исковой давности.

Для инвентаризации расчётов с подотчётными лицами анализируются данные авансовых отчётов работников. По этим документам проверяется соответствие выданных и возвращённых средств данным бухучёта, а также устанавливается целевое использование израсходованных сумм. Кроме того, проверяется наличие оправдательных документов, а также выявляются суммы, срок выдачи которых под отчёт истёк.

Инвентаризацией расчётов по прочим операциям проверяются расчёты организации с работниками по предоставлению и погашению займов, уплате процентов по ним, возмещению материального ущерба работниками в результате брака, недостач и хищений денежных средств, материальных ценностей и др.

Результаты инвентаризации расчётов оформляются следующим образом. Сначала итоги проверки каждого дебитора и кредитора заносятся в справку, являющуюся приложением к акту по форме № ИНВ-17. В этой справке указываются:

• реквизиты каждого дебитора и кредитора организации;
• дата и причина возникновения задолженности;
• сумма задолженности.

Затем на основании этой справки составляется акт инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № ИНВ-17.