Мотивация труда персонала является важным условием развития бизнеса. Для её повышения работодатели применяют множество материальных стимулов: премии, проценты, бонусы, а также подарки. В данной статье мы рассмотрим возможность вручения подарков, ведь впереди еще много праздников.

Бухгалтеру приходится решать разные вопросы: как оформить и отразить приобретение и выдачу подарков в бухгалтерском и налоговом учёте? Облагать подарок НДФЛ или нет? Разберёмся в них.

Даритель — работодатель безвозмездно передаёт одаряемому — работнику вещь, включая деньги, в собственность (ст. 572 ГК РФ). При этом подписание договора дарения будет обязательным условием вручения дара в случаях, предусмотренных ст. 574 ГК РФ:

1. дарителем является юридическое лицо, и стоимость дара превышает три тысячи рублей;
2. договор содержит обещание дарения в будущем;
3. объект дарения — недвижимое имущество (в данном случае договор подлежит государственной регистрации).

То есть, если организация решила вручить, например, к Новому году своим сотрудникам и их детям подарки стоимостью до 3 000 рублей, заключать договор дарения в письменной форме не обязательно. Основанием будет приказ руководителя, к нему прикладывается список сотрудников и их детей, которым выдаются новогодние подарки.

Вручение подарков осуществляется по ведомости, составленной в произвольной форме, в которой работники расписываются в получении. Ведомость должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Сторонами договора дарения, заключённого в письменной или устной форме, могут выступать разные лица (физические и юридические), наличие между ними трудовых правоотношений не требуется.

Работодатель сам решает, заключить ему договор дарения с каждым работником или выдать подарки на основании приказа, т. е. заключить договор в устной форме.

Следует заметить, что при передаче подарка (в т. ч. в виде денежных сумм) работнику по договору дарения, заключённому в письменной форме, у организации объект обложения страховыми взносами не возникает на основании п. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в ПФР, ФСС, ФФОМС и ТФОМС». Если подарок был вручён физическому лицу, не состоящему в трудовых правоотношениях с Вашей организацией, то и объекта обложения страховыми взносами нет (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Не следует платить и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ). Если же договор письменно не заключён, то стоимость подарка облагается всеми взносами.

«Расходы в виде выплат в связи с юбилейными датами работников, поощрением сотрудников за успехи в спорте, а также выплаты к праздничным дням не соответствуют требованиям ст. 252 НК РФ, т. к. данные выплаты не связаны с производственными результатами» и подпадают под п. 21 ст. 270 НК РФ. Таким образом, расходы на приобретение подарков сотрудникам не могут учитываться для целей налогообложения прибыли.

Получать подарки очень приятно. Омрачить радость одаряемого может удержанный НДФЛ, ведь подарок — его доход независимо от того, получил он его в денежной или натуральной форме (ст. 41, ст. 210 НК РФ). Однако если стоимость подарков, полученных физическим лицом в календарном году (ст. 216 НК РФ), не превысила 4 000 рублей

В случае превышения стоимости, указанной выше, с сумм превышения нужно будет удержать НДФЛ по ставке 13 % (п. 2 ст. 226, п. 1 ст. 224 НК РФ). Если сотрудник не резидент РФ, то стоимость вручённого подарка облагается по ставке 30 % (п. 3 ст. 224 НК РФ). Но если нерезидент — высококвалифицированный специалист, то применяется ставка 13 % (ст. 13.2 Закона от 25.07.2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации», п. 1 и п. 3 ст. 224 НК РФ).

Ответственность за обложение доходов работников, включая подарки, несут их работодатели — налоговые агенты (ст. 24 НК РФ), обязанные:

1. Правильно и своевременно исчислить, удержать из стоимости подарка или иных выплат НДФЛ (при этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 % суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ) и перечислить налог в бюджет.

2. Письменно сообщать в налоговый орган по месту своего учёта о невозможности удержания налога и сумме задолженности налогоплательщика в течение января следующего года, в котором возникли соответствующие обстоятельства (п. 5 ст. 226 НК РФ). Например, при вручении подарка в натуральной форме и отсутствии иных выплат, с которых можно было бы удержать налог.

Для подачи этих сведений следует использовать справку 2-НДФЛ (утверждена приказом ФНС РФ от 17.11.2010 г. № ММВ-7-3/611@) с признаком «2».

Если Вы уведомили инспекцию и налогоплательщика о невозможности удержать соответствующую сумму НДФЛ вовремя, Ваша обязанность как налогового агента прекращается.

3. Вести учёт начисленных и выплаченных подарков и иных доходов, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджет НДФЛ.

С 01.01.2011 г. налоговые агенты обязаны вести учёт доходов физических лиц, включая подарки, предоставленных налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учёта. Разработать их агенты должны самостоятельно (ст. 230 НК РФ) и утвердить приказом об Учётной политике (ст. 313 НК РФ).

В налоговом регистре, справке 2-НДФЛ подарки учитываются по коду «2720» (Приказ ФНС РФ от 17.11.2010 г. № ММВ-7-3/611@). Даты получения такого дохода и удержания с него НДФЛ будут одинаковыми (п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ) и соответствовать дате вручения подарка работнику. НДФЛ можно перечислить в бюджет на следующий день (п. 6 ст. 226 НК РФ). Если для вручения денежного дара снимаются наличные со счёта в банке, то налог следует перечислить в этот же день. Вся перечисленная информация в обязательном порядке должна найти отражение в налоговом регистре, в т. ч. дата и номер платёжного поручения.

В случае несоответствия регистра требованиям ст. 230 НК РФ, его отсутствия организация может быть привлечена к ответственности по ст. 120 НК РФ.

4. Если был удержан НДФЛ со стоимости подарка, организация должна представить не позднее 1 апреля следующего года в налоговый орган по месту своего учёта справку 2-НДФЛ, отражая в ней только налогооблагаемые доходы.

Согласно правилам п. 8.3 Концепции бухгалтерского учёта в рыночной экономике РФ (одобрена Методологическим советом по бухгалтерскому учёту при Минфине России, Президентским советом Института профессиональных бухгалтеров 29.12.1997 г.) расходы на подарки не следует учитывать в составе активов (материальных запасов) организации и включать на основании п. п. 4, 11 ПБУ 10/99 (Приказ Минфина России от 06.05.1999 г. № 33н) их стоимость в состав прочих расходов.

Приобретение и передачу подарков следует отражать проводками:

Такой способ отражения данных расходов в учёте объясняется тем, что подарки приобретаются с целью их дальнейшей безвозмездной передачи сотруднику и расходы на их приобретение не принесут экономической выгоды в будущем. Следовательно, они не признаются имуществом в бухгалтерском учёте организации.