Напоминаем, что не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, работодатель обязан составить график отпусков.

Приближается 2012 год, и пора уже задуматься об отпусках своих работников на следующий год. Хотелось бы отметить, что не все работодатели знают об обязательной норме, предусмотренной ТК РФ, которая говорит о том, что не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, работодатель обязан составить график отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Напомним, что оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника только по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя, хотя по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. До истечения шести месяцев непрерывной работы по заявлению работника и независимо от согласия или несогласия работодателя ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен:

• женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работникам в возрасте до 18 лет;
• работникам, усыновившим ребёнка (детей) в возрасте до трёх месяцев;
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

За второй и последующие годы работы у данного работодателя отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с установленной очерёдностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.

Если работников в компании много, то график отпусков целесообразно составлять по каждому структурному подразделению. Этим занимаются руководители подразделений. Затем проект документа корректируют с учётом льгот и дополнительных гарантий по использованию права на отпуск, предоставляемых отдельным категориям работников действующим законодательством.

В организациях с малой численностью проект графика отпусков составляется, как правило, на основе письменного опроса работников. Далее документ утверждает работодатель с учётом производственной необходимости и экономической ситуации.

За две недели до начала календарного года работники должны быть ознакомлены с графиком отпусков.

При составлении документа нужно учесть:

• положения действующего законодательства РФ об отпусках;
• специфику деятельности организации (наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск, распределение штатных сотрудников по подразделениям, возможность взаимозаменяемости, планы развития (сворачивания) производства);
• пожелания сотрудников.

График отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7, утверждённой Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.

В него включаются все категории работников, в том числе совместители, и все виды отпусков, на которые имеют право работники организации. Не отражаются в графике только дополнительные отпуска без сохранения заработной платы. Категории лиц, которым положен такой отпуск, перечислены в ст. 263 Трудового кодекса.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков, в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.

Обратите внимание, что отпуска без сохранения заработной платы в графике не указываются, это следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1), где сказано, что форма № Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Если в течение календарного года в организацию принят новый работник, то его также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать, оформив дополнение к форме № Т-7.

Чтобы графиком было удобно пользоваться, некоторые организации заполняют его в хронологическом порядке, то есть вначале приводятся сведения об отпусках работников в начале января и т. д. Но кадровая служба может составить графики, например, по подразделениям.

График отпусков оформляется следующим образом.

• В графе 1 указывается наименование структурного подразделения.
• В графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.
• В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.
• В графе 3 указывается ФИО работника.
• В графе 4 проставляется табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присваиваются табельные номера.
• В графе 5 указывается количество календарных дней положенного работнику отпуска.
• В графе 6 отмечается запланированная дата отпуска.
• На момент утверждения графика графы 1–6 формы № Т-7 должны быть заполнены.

В графе «Утверждаю» проставляется подпись руководителя организации или иного уполномоченного лица. График отпусков утверждается на год. В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов. График отпусков должен быть составлен, согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ, не позднее чем за две недели до наступления календарного года, то есть в середине декабря текущего года. Конкретную дату необходимо проставить в графе «Дата составления». Также должна быть заполнена графа «Мнение выборного профсоюзного органа», указана дата (не позднее чем за две недели до наступления календарного года) и номер такого документа. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учётом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очерёдности предоставления оплачиваемых отпусков (Указания по применению и заполнению форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, утверждённые Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1).

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки. В течение года в графе 7 отмечают дату фактического начала отпуска. Графы 8 и 9 заполняются, если отпуск переносится на другой период (с указанием его предполагаемой даты). В графе 8 нужно указать документ, на основании которого отпуск переносится (заявление работника, приказ руководителя, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью, и т. п.). А в графе 9 нужно проставить его предполагаемую дату.

Графа 10 заполняется, если:

• в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
• работник был отозван из отпуска, и его часть переносится на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
• отпуск был продлён (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В данной графе указывают также основания для отзыва из отпуска, его продления или переноса.

С утверждённым графиком отпусков нужно ознакомить всех работников организации. Это можно сделать двумя способами:

• дополнить форму № Т-7 графой 11 «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещён (дата, подпись)»;
• приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Помимо этого, работодатель должен ещё раз индивидуально известить работника о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Для этого можно вести журнал извещения работников о времени начала отпуска. Он составляется, как правило, на один месяц.

График отпусков относится к тем документам, которые прежде всего проверяют сотрудники Рострудинспекции. Дело в том, что отсутствие графика нарушает права работников (не позволяет им чётко планировать свой отдых). Если в компании графика нет, за несоблюдение трудового законодательства работодателя могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить деятельность компании на срок до 90 суток (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Если руководитель нарушает утверждённый график отпусков либо не соблюдает требование законодательства о предоставлении отпуска отдельным категориям работников в удобное для них время, сотрудники вправе обратиться в инспекцию труда, комиссию по трудовым спорам или суд.